Im Institut für Biochemie und Molekulare Zellbiologie sowie Institut für Biochemie und Molekularbiologie ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Sachbearbeiter/-in / Assistenz (w/m/d) der Institutsleitung
mit 60 % der tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 23,1 Std./Woche) zunächst für die Dauer einer Krankheitsvertretung auf ein Jahr befristet, mit der Option einer Verlängerung zu besetzen.
Sie unterstützen als Sachbearbeiter/-in die Institutsleitung sowie die Mitarbeitenden des Instituts bezüglich der Verwaltung und der Organisation im Bereich Forschung und Lehre.
Ihre Aufgaben
- selbstständige Organisations- und Verwaltungsaufgaben der Lehrstühle sowie Organisation und Weiterentwicklung der administrativen Prozesse
- Organisation des Studienbetriebs und bei der Auskunftserteilung an Studierende sowie Abwicklung von Verwaltungs- und Prüfungsangelegenheiten mit Hochschulverwaltung und Dekanat
- Personalverwaltung (Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträge sowie Urlaubs- u. Krankmeldungen)
- Drittmittelverwaltung (Budgetkontrolle, aktuelle Führung der Kontostände und Koordination der Ausgaben der verschiedenen Arbeitsgruppen der Institute) zur fortlaufenden Ermittlung der Budgetsituation für die Lehrstuhlleitung zur Steuerung der Personal- und Sachmittelsituation und -entwicklung, Entscheidung zur Nutzung einzelner Konten entsprechend der Vorkalkulation von Ausgaben (eigenständiger Abwägungsprozess)
- Vorkalkulation der SHK/WHK-Mittel mit eigenständig erstellten Tabellen zwecks Mittelhochrechnung
- eigenständige Terminkoordination, -organisation und -kommunikation
- Organisation und Abrechnung von Dienst- und Kongressreisen für alle Arbeitsgruppen der Institute (Recherche, Buchung, Beantragung, Abrechnung)
- Abwicklung von Beschaffungsvorgängen aller Art (für Verwaltung und Labore) und deren Überwachung bis zur Anlieferung (SAP)
- Ansprechpartner/-in für Fremdnutzer der Labore der Biochemie (z.B. S2-Labor, Radioaktivlabor, Mikroskope, Ultrazentrifugen) und der Seminarräume der Biochemie, Organisation und Dokumentation der Zugangsberechtigung der Fremdnutzer sowie Organisation deren jährlichen Belehrungen (z.B. S1, S2, Radioaktivität)
- selbstständiges Schreiben allgemeiner deutscher und englischer Korrespondenz nach Stichworten (unterschriftsreif)
- Planung und Organisation von Veranstaltungen (wissenschaftliche Workshops und Meetings)
- Aktualisierung und Verwaltung von Websites
- Einrichtung, Organisation und Verwaltung von Lehrveranstaltungen und Klausuren (RWTHMoodle, RWTHonline)
- Vertretung der Sekretariate des Instituts für Biochemie und Molekulare Zellbiologie sowie des Instituts für Biochemie und Molekulare Immunologie in allen Angelegenheiten
Ihr Profil
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Bereich
- Berufserfahrung im genannten Aufgabengebiet (Personal- u. Drittmittelverwaltung)
- fundierte PC-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Vorkenntnisse in SAP sind von Vorteil
- exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
- Vorkenntnisse in der Laboradministration sowie im Management von Forschungsprojekten
- Kenntnisse im medizinisch-wissenschaftlichen Bereich erwünscht
- selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten
- Organisations- sowie Teamfähigkeit
- sehr gute Auffassungsgabe und die Bereitschaft, sich schnell in neue Arbeitsbereiche sowie Software einzuarbeiten
Warum Sie sich für uns entscheiden sollten?
Wir bieten…
- 300 Berufe unter einem Dach – mehr Vielfalt geht nicht
- eine leistungsgerechte Vergütung nach den Bestimmungen des TV-L(EG 8 TV-L), inklusive der attraktiven Leistungen im öffentlichen Dienst.
- neben vielfältigen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten ein großes Angebot zur Gesundheitsförderung sowie das umfangreiche Programm des Hochschulsports
- monatliche Vergünstigungen für unsere Mitarbeitenden durch unser Corporate Benefits Programm, um beim privaten Shopping sparen zu können
- flexible Arbeitszeiten, damit Sie Berufs- und Privatleben besser vereinen können, denn Ihre Work-Life-Balance ist uns wichtig
- attraktive Konditionen für den ÖPNV oder einen vergünstigten Parkplatz für unsere Mitarbeitenden, damit Sie einen entspannten Arbeitsweg haben
- einen Betriebskindergarten, damit Ihre Kinder immer in Ihrer Nähe sind (Plätze nach Verfügbarkeit)
- bei individuellem Bedarf Wohnmöglichkeiten in unserem Personalwohnheim (Plätze nach Verfügbarkeit und nach Absprache)
- eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende, damit Sie die Uniklinik RWTH Aachen schon vor Dienstantritt kennenlernen können
- verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants, damit Sie auch im Schichtdienst die Möglichkeit bekommen, das vielfältige Angebot wahrzunehmen
Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Die Uniklinik RWTH Aachen fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Eine Beschäftigung unterhalb der oben angegebenen Wochenarbeitszeit ist grundsätzlich möglich.
Für Ihre Bewerbung sollten Sie bevorzugt unser digitales Bewerbungsportal unter www.karriere.ukaachen.de nutzen. Dort haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unterlagen in der elektronischen Bewerbungsmappe sicher vor unbefugten Zugriffen zu hinterlegen. Bewerbungen, die uns per E-Mail an: bewerbung@ukaachen.de (dieser Übertragungsweg ist i. d. R. nicht ausreichend geschützt) erreichen, werden von uns in das v. g. Portal überführt. Die zugesandten Unterlagen werden nach Überführung ins Portal unverzüglich datenschutzgerecht entsorgt. Nach Ablauf der vorgeschriebenen Vorhaltefrist werden auch die Daten im Portal gelöscht. Stimmen Sie einer Überführung in das v. g. Portal nicht zu, können wir Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigen.
Die Bewerbungsfrist der ausgeschriebenen Stelle GB-P-47966 endet am 29.05.2024.
Für Rückfragen steht Ihnen Herr W. Antonin, Tel.: +49 241 80 88840, E-Mail: wantoninukaachende gerne zur Verfügung.
