Datenschutzerklärung – Dicto

Stand: 16.06.2026
 

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

Universitätsklinikum Aachen (AöR), Pauwelsstraße 30, 52074 Aachen, gesetzlich vertreten durch den Vorstand.

Fachlicher Ansprechpartner für Funktion und Support der App: Prof. Dr. med. Daniel Truhn, Labor für Künstliche Intelligenz in der Medizin, E-Mail: aimedicineukaachende. 
 

2. Datenschutzbeauftragter

Ansprechperson für Datenschutz
 

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

  • Spracherkennung/Transkription: Verarbeitung des Audiosignals zur Umwandlung in Text und Einfügen an der Cursorposition. Rechtsgrundlage: «i. d. R. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Aufgabe im öffentlichen Interesse) bzw. Beschäftigtenkontext, § 18 DSG NRW / § 26 BDSG – durch DSB bestätigen».
  • Stabilität und Fehlerbehebung: Verarbeitung technischer Fehlermeldungen und Systeminformationen (benutzerbezogen). Rechtsgrundlage: «Art. 6 Abs. 1 lit. e bzw. f DSGVO».
  • Freiwillige Qualitätsverbesserung (Opt-in): Nutzung aktiv eingereichter Diktate zur Korrektur und Modelloptimierung. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, bei besonderen Datenkategorien zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar; ohne Einreichung bleibt der volle Funktionsumfang erhalten.
     

4. Kategorien verarbeiteter Daten

  • Audiodaten (Sprachaufnahme) – ausschließlich während der laufenden Erkennung; keine Speicherung.
  • Transkripte – keine dauerhafte Speicherung; lokal nur bis zum Neustart der Anwendung.
  • Technische Fehlermeldungen und Systeminformationen (benutzerbezogen; enthalten keine Audioaufnahmen und keine Transkripte).
  • Authentifizierungs-/Nutzungsdaten im Zusammenhang mit der Anmeldung über das UKA Single Sign-On.
  • Bei freiwilliger Einreichung: die vom Nutzer aktiv übermittelten Diktate.
     

5. Empfänger

Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rechenzentrum des Universitätsklinikums Aachen.
 

6. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.
 

7. Sicherheit der Verarbeitung

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (Transportverschlüsselung). Die Verarbeitung findet in der geschützten Infrastruktur des UKA statt.
 

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3).
 

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
 

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
 

11. Hinweis zu Inhalten der Diktate (Patientendaten)

Diktierte Inhalte können personenbezogene Daten Dritter – insbesondere von Patientinnen und Patienten, einschließlich Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) - enthalten. Für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung solcher Inhalte im Rahmen der dienstlichen Nutzung gelten die einschlägigen Regelungen des UKA; Nutzerinnen und Nutzer haben die berufs- und datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten.
 

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden; maßgeblich ist stets die aktuelle Fassung.